Dans ce guide, nous vous expliquerons comment utiliser la machine d’écriture automatique iAuto pour rédiger en série des lettres de remerciement et des enveloppes de Noël personnalisées. Que vous envoyiez des vœux festifs à des clients, des partenaires ou des amis, iAuto vous permet de simplifier le processus. Nous vous montrerons comment préparer le modèle de lettre de remerciement, générer les données nécessaires et imprimer les lettres et les enveloppes pour plusieurs destinataires en une seule fois. Grâce à ces instructions détaillées, vous pourrez créer des cartes et des enveloppes personnalisées à l’aspect professionnel, gagner du temps tout en ajoutant une touche personnelle.
Après avoir installé le logiciel, si vous utilisez un Mac pour contrôler la machine, assurez-vous d’avoir déjà autorisé l’application conformément à ce guide :
1. Double-cliquez sur le programme d’installation UUNA_KAT-3.8.4.pkg.
2. Ouvrez le terminal, saisissez [sudo chmod -R 777 /Applications/UUNA_KAT.app], puis appuyez sur Entrée. Votre mot de passe informatique vous sera demandé. Saisissez-le (aucun caractère ne s’affiche dans le terminal lorsque vous êtes invité à entrer le mot de passe), puis appuyez sur Entrée.
3. Si un message d’erreur indiquant que l’application est introuvable s’affiche, il est possible que le terminal ouvert ne soit pas celui du dossier actuel. Vous pouvez sélectionner le dossier où se trouve l’application, faire un clic droit et sélectionner « Nouveau terminal dans le dossier » pour rouvrir le terminal.
Partie 1 : Préparation du modèle de lettre de remerciement de Noël
1. Copiez le contenu de la lettre de remerciement dans une feuille Excel, en indiquant clairement les informations client telles que le nom, l’entreprise et l’adresse dans des sections distinctes afin de pouvoir les extraire facilement par la suite.
2. Ouvrez le fichier d’informations client, classez les informations dans l’ordre où elles apparaissent dans la lettre, puis collez-les après le contenu de la lettre dans la même feuille.
3. Comme indiqué dans l’exemple, séparez le contenu de la lettre en fonction des champs d’informations client tels que le nom, l’entreprise et l’adresse, puis collez chaque section dans des colonnes distinctes. Ensuite, copiez le contenu de chaque colonne pour remplir les autres lignes en conséquence.
Remarques importantes :
Veillez à conserver exactement les espaces, la ponctuation et la mise en forme tels qu’ils apparaissent dans la lettre originale.
L’apparence dans Excel se reflétera directement dans le modèle final.
4. Supprimez l’en-tête et la première colonne (contenu), puis enregistrez le fichier sous un nouveau nom.
5. Ouvrez iAuto et passez en mode Tableau. Créez un nouveau format de papier correspondant à votre papier au format lettre.
Si les formats par défaut ne conviennent pas, vous pouvez ajouter manuellement un format personnalisé.
6. Ajoutez deux zones de texte : une pour la formule d’appel, l’autre pour le corps de la lettre et la signature.
Ajustez la taille, la position, le style de police et les autres paramètres de mise en forme si nécessaire.
Assurez-vous de laisser une marge d’au moins 0,5 cm sur tous les côtés afin d’éviter que le contenu ne soit coupé.
7. Liez le contenu aux zones de texte :
Sélectionnez la première zone de texte, ouvrez la fenêtre Attributs, puis cliquez sur le bouton Liaison.
Dans l’interface de liaison, saisissez A1+B1+C1 (ce qui correspond à [Dear ] + [Customer's Name] + [,] dans Excel).
8. Liez la deuxième zone de texte au corps de la lettre à l’aide de D1+E1+F1+G1+H1.
Le corps de la lettre sera inséré. Encore une fois, assurez la cohérence de la mise en forme.
9. Enregistrez le fichier comme modèle pour une utilisation ultérieure.
Partie 2 : Rédaction en série des lettres de remerciement de Noël
1. Liez le fichier d’informations client au modèle :
Cliquez sur Données d’application par lots et sélectionnez la troisième option. Suivez les instructions à l’écran pour lier le fichier correct.
Veillez à utiliser le fichier sans ligne d’en-tête.
Une fois la liaison effectuée, une fenêtre contextuelle confirmera le nombre de pages générées.
2. Prévisualisez les pages en cliquant sur les numéros de page et vérifiez que tout le contenu s’affiche correctement.
Conseil : Identifiez la ligne dont le contenu est le plus long et vérifiez qu’elle s’affiche correctement (par exemple, consultez la page 2 si la ligne 2 est la plus longue). Ajustez la taille ou la mise en forme de la zone de texte si nécessaire.
3. Générez le fichier G-code pour toutes les pages en cliquant sur Tout dans la section Écrire.
Cliquez sur Écrire pour commencer à rédiger les lettres.
4. Voici les résultats
Remarque : Les lignes rouges ont ensuite été tracées manuellement pour aider à distinguer les différentes sections du contenu.
Partie 3 : Préparation du modèle d’enveloppe de remerciement de Noël
1. Comme pour la lettre, préparez un fichier Excel à deux colonnes, puis enregistrez-le localement.
Colonne 1 : Nom du client
Colonne 2 : Adresse du client
2. Dans iAuto Software, créez un nouveau format de papier correspondant à votre enveloppe. Ajoutez trois zones de texte :
Un pour les informations de l’expéditeur (statiques).
Deux pour le nom et l’adresse du destinataire.
3. Liez les zones de texte :
Liez la deuxième zone au nom du destinataire.
Liez la troisième zone à l’adresse du destinataire.
4. Liez le fichier d’informations clients au modèle, comme pour le processus de la lettre.
5. Prévisualisez chaque page pour vous assurer que tous les détails s’affichent correctement, notamment pour les adresses plus longues.
6. Une fois la vérification terminée, générez les fichiers G-code pour toutes les enveloppes et commencez l’écriture en cliquant sur Tout, puis sur Écrire.
7. Résultats finaux
Partie 4 : Considérations particulières pour les enveloppes de remerciement de Noël
1. Si l’enveloppe se bloque pendant l’écriture, elle est peut-être trop épaisse. Mesurez les dimensions de l’enveloppe dépliée ainsi que la largeur du rabat de fermeture.
2. Créez un nouveau modèle d’enveloppe dans le logiciel iAuto en fonction des dimensions de l’enveloppe dépliée.
3. Lors du placement des zones de texte, laissez suffisamment d’espace pour le rabat — cette zone doit rester vierge.
4. Pour éviter les bourrages papier pendant l’écriture, essayez de faire pivoter l’enveloppe de 90 degrés et d’écrire verticalement : après avoir configuré le modèle d’enveloppe, cliquez sur le bouton Rotation de 90° en bas du logiciel.
Lorsque vous placez l’enveloppe, assurez-vous que le rabat se trouve à gauche et que le recto est orienté vers le haut avant de la charger dans iAuto.
5. Vérifiez les résultats.
Résumé
En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous utiliserez efficacement iAuto pour automatiser la création de lettres et enveloppes de remerciement de Noël personnalisées. De la préparation du modèle de lettre et de sa mise en relation avec les informations clients à l’ajustement des paramètres de l’enveloppe pour obtenir des résultats optimaux, ce processus garantit que chaque destinataire reçoit une note et une enveloppe magnifiquement écrites. Nous avons également présenté des conseils essentiels pour résoudre les problèmes éventuels, comme les bourrages d’enveloppes. Vous pouvez désormais utiliser iAuto en toute confiance pour gérer facilement votre correspondance des fêtes, tout en veillant à ce que chaque détail soit parfaitement exécuté.