Geschreven door: Casey Avery
Alles in de wereld wordt steeds geautomatiseerder, digitaler en onpersoonlijker. Dat was al zo vóór AI. Nu voelt het alsof het overal is.
Er zijn tools die in een paar minuten duizenden e-mails kunnen ‘personaliseren’. Je inbox staat vol met berichten die eruitzien alsof iemand ze speciaal voor jou heeft geschreven, ook al weet je dat dat waarschijnlijk niet zo is.
Waarom We Hem Hebben Gekocht
Wij zijn een kleine non-profitorganisatie genaamd Aphesis. Maar laat ik meteen zeggen: ik denk dat deze machine voor bedrijven minstens zo nuttig is, misschien zelfs nuttiger.
Als je aan direct mail doet, B2B-outreach, klanten bedankt, verkoopbrieven, vastgoedmailings, communicatie met donateurs, zakelijke verkoop van producten en diensten met een hoge orderwaarde, onboarding, kerstbrieven of iets anders waarbij het belangrijk is dat iemand de envelop daadwerkelijk opent, dan is dit ding echt geweldig.
Een van de belangrijkste dingen die we wilden doen, was duizenden bedrijven benaderen via direct mail. We sturen ook veel communicatie naar kerken, donateurs, vrijwilligers en andere mensen die bij onze non-profit betrokken zijn.
HET PROBLEEM WAS HET VOLUME.
50 enveloppen met de hand schrijven? Prima. 200? Vervelend. 1.000? Waarschijnlijk onmogelijk.
4.000 met de hand schrijven? Vergeet het maar.
In theorie zouden we vrijwilligers kunnen werven, stapels enveloppen door een ruimte kunnen verspreiden en iedereen kunnen laten beginnen met schrijven. Maar het zou eindeloos duren. Zelfs met 10 vrijwilligers praat je over honderden enveloppen per persoon. En dan moet je alles organiseren, de adressen op volgorde houden, zorgen dat het handschrift leesbaar is en proberen de kwaliteit enigszins consistent te houden.
Op de schaal waarop we het wilden versturen, is dat gewoon niet realistisch.
Voor de iAuto gebruikten we bedrukte enveloppen, etiketten en handschriftachtige lettertypen via een gewone printer. Sommige zien er best goed uit. Maar ze blijven eruitzien alsof ze gedrukt zijn.
De iAuto is anders omdat er daadwerkelijk een pen het papier raakt. Dat maakt een groter verschil dan ik had verwacht.
Waar We Het Echt Voor Hebben Gebruikt
We hebben de machine nu ongeveer 7 maanden en hebben er inmiddels meer dan 10.000 stukken mee verwerkt (wat best bizar is).
- Enveloppen adresseren
- Gepersonaliseerde kaarten
- Direct mail
- Zakelijke outreach
- Kerkelijke outreach
- Communicatie met donateurs
- Updates voor vrijwilligers
- Fondsenwerving
- Bedankbriefjes
En we blijven nieuwe dingen bedenken om ermee te doen.
Een groot deel van ons volume bestond uit #10-enveloppen. Alleen daarvan hebben we er al ongeveer 7.000 geadresseerd.
We hebben de iAuto Plus gekocht omdat die een grotere capaciteit heeft. Afhankelijk van wat we schrijven, moeten we hem meestal elke 25 tot 60 minuten bijvullen.
Dus nee, je laadt geen 5.000 enveloppen, gaat naar huis en komt de volgende ochtend terug. Maar je zit ze ook niet zelf allemaal met de hand te schrijven. Je laadt de machine, laat haar draaien, werkt aan iets anders en komt terug wanneer er meer nodig is. Voor ons is dat een enorme winst.
Een van mijn favoriete toepassingen: gepersonaliseerde kaarten
Dit is tot nu toe misschien mijn favoriete toepassing. Eigenlijk is het dat waarschijnlijk ook.
We kopen blanco wenskaarten die door een printer kunnen, drukken ons eigen ontwerp erop af en gebruiken vervolgens de iAuto om het persoonlijke bericht te schrijven en het adres op de envelop te zetten.
Dit zijn precies de kaarten die we gebruiken:
- Bureaubenodigdheden – blanco witte matte wenskaarten van 5 x 7
En dit zijn de A7-enveloppen die we gebruiken:
- Amazon – Winlyn A7-uitnodigingsenveloppen
Ons proces is eigenlijk:
- Koop de blanco wenskaarten.
- Koop A7-enveloppen.
- Druk het ontwerp op de kaarten af.
- Stel de iAuto in met mail merge.
- Laat de machine de gepersonaliseerde kaarten en enveloppen schrijven.
- Verstuur ze.
De kosten zijn best bizar als je ze vergelijkt met iemand betalen om alles met de hand te schrijven, of zelfs met bedrijven die het voor je doen. Reken op ongeveer $150 voor 1.000 kaarten, $58 voor enveloppen, misschien $80 voor het afdrukken à ongeveer acht cent per afdruk, en daarna een paar Pilot G2-pennen. Voor ongeveer $300, exclusief porto, kun je 1.000 gepersonaliseerde kaarten maken.
Probeer zelf eens 1.000 kaarten met de hand te schrijven. Echt. Zelfs als je er elke paar minuten één zou kunnen doen, zou het ongelofelijk veel tijd kosten.
Ziet het er echt handgeschreven uit? (En de echte gegevens)
JA. Je kunt het letterlijk niet onderscheiden. Zo goed is het.
Eén ding raad ik zeker aan: laat je eigen handschrift omzetten in een lettertype. En eerlijk gezegd geldt hier soms: hoe slordiger, hoe beter. Als het handschrift te perfect is, begint het er bijna uit te zien als een lettertype. Echt handschrift bevat kleine inconsistenties. Dat maakt het geloofwaardig.
Wanneer het eruitziet als je echte handschrift en een echte pen inkt op de envelop of kaart aanbrengt, is het ongelooflijk overtuigend.
We besloten de cijfers bij te houden voor een directmailcampagne van 2.000 stuks, waarbij we bedrukte enveloppen vergeleken met enveloppen waarop de iAuto met een pen had geschreven. Dit zagen we:
| Maatstaf | Bedrukte enveloppen | UUNA TEK iAuto Plus |
| Openingspercentage | ~12% - 15% | ~58% - 62% |
| Respons- / conversiepercentage | 1.2% | 4.8% |
| Percentage invoerfouten / verkeerde invoer | N.v.t. | < 1,5% (voornamelijk bij ongelijkmatig papier) |
| Efficiëntie van de levensduur van de pen | N.v.t. | ~600 - 800 enveloppen per Pilot G2-pen |
In een wereld waarin iedereen om aandacht strijdt in een e-mailinbox, voelt een handgeschreven envelop totaal anders aan — en de verviervoudiging van het responspercentage had de machine al bij onze tweede batch volledig terugverdiend.
Betrouwbaarheid & onderhoud na 10.000 stuks
Als je een machine zo intensief gebruikt, verwacht je problemen. Na meer dan 10.000 stuks zag de hardware er in de praktijk als volgt uit:
- Papierstoringen en betrouwbaarheid van de doorvoer: Verkeerde invoer komt verrassend weinig voor (ongeveer 1% tot 1,5%) en gebeurt bijna altijd bij het gebruik van te sterk gestructureerd karton of vervormde enveloppen. Door de invoerrollen schoon te houden, blijft de machine soepel werken.
- Slijtage en onderhoud: Na 7 maanden hebben we nog geen enkel belangrijk mechanisch onderdeel hoeven vervangen. Afgezien van het afvegen van de rails en het verwisselen van pennen is het onderhoud vrijwel nihil geweest.
De leercurve
Ik vind deze machine echt goed, maar hij is niet volledig plug-and-play.
De machine zelf is buitengewoon goed gebouwd. Hij voelt degelijk aan, werkt goed en de uiteindelijke tekst ziet er ongelooflijk uit. Het instellen kan soms frustrerend zijn.
Mail merge vergt enige oefening. Verschillende enveloppen en kaarten reageren net iets anders. Je moet uitzoeken hoe je de tussenruimte, marges, lettertypen en de doorvoer van jouw specifieke materialen door de machine instelt.
De software doet wat nodig is, maar ik zou graag zien dat de algehele ervaring intuïtiever wordt. Ik ben redelijk technisch onderlegd en had toch een leercurve.
De nuttigste bronnen voor mij waren YouTube-video’s van andere gebruikers, de Facebook-groep voor eigenaren en de ondersteuning van UUNA TEK. Hun ondersteuning was snel en behulpzaam wanneer we die nodig hadden.
Mijn belangrijkste advies: begin klein.
Maak je eerste project NIET 5.000 stuks. Echt niet. Begin met 25. Daarna 100. Zoek uit welke pen, welk lettertype, welke enveloppen, welk karton, welke marges en welke mail merge je nodig hebt. Zodra je configuratie goed is ingesteld, werkt het heel goed.
Zou ik hem opnieuw kopen?
Absoluut.
Soms kan het frustrerend zijn, maar het is ZO’N goede machine. Hij werkt goed. Hij is goed gebouwd. En de schrijfkwaliteit is eerlijk gezegd verbluffend.
Voor ons zit de grootste waarde niet alleen in de tijdsbesparing. De machine maakt projecten mogelijk die anders vrijwel onmogelijk zouden zijn. We gaan vrijwilligers niet vragen om 4.000 enveloppen met de hand te beschrijven. Waarschijnlijk gaan we ook niet ergens zitten om 1.000 gepersonaliseerde kaarten met de hand te schrijven.
Met deze machine kunnen we die dingen daadwerkelijk doen — en met een openingspercentage van meer dan 60% spreken de resultaten voor zich.
Als je bedrijf afhankelijk is van direct mail, prospectwerving, klantopvolging, doorverwijzingen, acquisitie in de vastgoedsector of iets anders waarbij een persoonlijke benadering belangrijk is, denk ik dat er ontzettend veel toepassingen zijn.
De wereld wordt steeds digitaler en geautomatiseerder. Vreemd genoeg maakt dat een echte pen op een echt vel papier juist nog krachtiger.
Na meer dan 10.000 stuks ben ik erg blij dat we het hebben gekocht.