Der UUNA TEK 3.0 Stiftplotter ermöglicht Ihnen, durch die Kombination einer Briefvorlage mit Excel-Daten effizient personalisierte Briefe zu erstellen. Mit den Funktionen Verknüpfung und Stapeldaten können variable Informationen wie Empfängernamen und personalisierte Nachrichten automatisch auf mehrere Seiten angewendet werden.
1. UUNA TEK 3.0 Software vorbereiten
Stellen Sie sicher, dass die UUNA TEK 3.0 Software auf Ihrem Computer installiert ist. Falls nicht, führen Sie vor Beginn dieses Tutorials die Softwareinstallation durch. Das Video zur Softwareinstallation finden Sie im folgenden Tutorial.
https://youtu.be/7tm-ODfqx6w?si=jqZL_KMuHowb8qK7
https://youtu.be/4Hk-UeLSgrs?si=vLd5yn-1-57xSy_N
Öffnen Sie die Software und wählen Sie das passende Papierformat aus. In diesem Tutorial wird A5-Papier als Beispiel verwendet.
2. Briefinhalt hinzufügen und bearbeiten
Klicken Sie auf „Text hinzufügen“, geben Sie den gewünschten Text im Bearbeitungsfenster ein und klicken Sie zur Bestätigung auf „Hinzufügen“.
Der hinzugefügte Inhalt wird als Textfeld auf der Arbeitsfläche angezeigt.
Ziehen Sie das Textfeld an die gewünschte Position. Passen Sie über die Parametereinstellungen oben die Schriftart, Schriftgröße, Zeichenabstände und Zeilenabstände an. Wiederholen Sie diese Schritte, bis das vollständige Brief-Layout fertig ist.
3. Variable Inhalte mit Excel verknüpfen
Bereiten Sie eine Excel-Tabelle mit den Informationen vor, die sich zwischen den Briefen ändern müssen, beispielsweise Empfängernamen und personalisierte Nachrichten.
Wählen Sie das zu ändernde Textfeld aus, öffnen Sie das Eigenschaftenfenster und klicken Sie auf „Verknüpfung“. Geben Sie entsprechend der Position der Excel-Daten den passenden Zellbezug ein. Wenn die Empfängernamen beispielsweise in Spalte A gespeichert sind, geben Sie A1 ein und bestätigen Sie.
Wiederholen Sie denselben Vorgang für weitere variable Inhalte. Wenn beispielsweise der personalisierte Brieftext in Spalte B gespeichert ist, verknüpfen Sie ihn mit B1.
4. Stapeldaten importieren
- Klicken Sie auf der linken Seite auf „Stapel-Anwendungsdaten“.
- Wählen Sie unter dem Stapeltyp „Eine Tabelle in einer Datei enthält mehrere Seiten (für viele Seiten in einem Blatt geeignet)“ aus und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
- Wählen Sie als Aufteilungsmethode „Mit Zeilen aufteilen“ aus und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
- Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf „Dateien durchsuchen“, wählen und öffnen Sie die vorbereitete Tabellendatei und klicken Sie anschließend weiter auf „Weiter“, bis der Import abgeschlossen ist.
5. Vorschau und Schreiben der Briefe
1.Verwenden Sie die Seitennavigation, um die generierten Briefe in der Vorschau anzuzeigen. Überprüfen Sie, ob Empfängernamen, personalisierte Inhalte und Textpositionen korrekt sind.
2.Legen Sie das Papier und den Schreibstift auf den UUNA TEK 3.0-Plotter und verbinden Sie das Gerät mit Ihrem Computer. Klicken Sie auf der rechten Seite der Software auf „Schreiben“, um mit dem Schreiben der aktuellen Seite zu beginnen.
3.Überprüfen Sie nach Fertigstellung des ersten Briefs das physische Ergebnis.
4.Ersetzen Sie das fertige Blatt durch ein neues Blatt, wechseln Sie in der Software zur nächsten Seite und klicken Sie erneut auf „Schreiben“. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um die verbleibenden personalisierten Briefe fertigzustellen.
Wichtige Punkte
- Geben Sie festen Text direkt in die Vorlage ein.
- Verwenden Sie Verknüpfung für variable Inhalte wie Namen und personalisierte Nachrichten.
- Mit Aufteilung nach Zeilen entspricht eine Excel-Zeile einem Brief.
- Zeigen Sie die Seiten in der Vorschau an, bevor Sie mit dem gesamten Stapel beginnen.
- Ersetzen Sie das Papier nach jedem fertiggestellten Brief manuell.
Fazit
Mit dem UUNA TEK 3.0-Plotter können Sie eine wiederverwendbare Briefvorlage mit Excel-Daten kombinieren, um personalisierte Briefe effizienter zu erstellen. Der grundlegende Workflow ist:
Vorlage erstellen → Variable Inhalte verknüpfen → Excel-Daten importieren → Vorschau anzeigen → Schreiben.
Dieser Workflow kann für personalisierte Briefe, Dankesschreiben, Einladungen, Direktwerbung, Grußkarten und andere Projekte mit handschriftlichen Texten verwendet werden.
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